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资深项目设计师告诉你,项目设计的 10 个基本要素

时间:2022-03-01   访问量:1646

一个好的项目设计是项目管理成功的基本要素。从防止范围蔓延、预算过高和错过最后期限到最大程度地减少压力和挫败感。那么,如何制定好的项目设计以及项目设计的基本要素是什么? 


接下来分享十个要点,可帮助你制定完美的计划并让你的团队和项目顺利进行。


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谁制定项目计划?

显而易见的答案是项目经理。但是,每个必须以自己的角色管理项目的人都可以在开始新项目之前从创建项目设计中受益,尤其是在类似或重复项目的情况下。项目设计可以节省你重新创建相同项目所需的时间。 


参与项目及其结果的团队成员和利益相关者可以提供输入、专业知识、成本和其他相关信息,以便在项目经理对项目设计进行最后润色之前添加和批准。 


为什么项目设计很重要?

项目设计很重要,因为它们为项目的目标提供了一个共同的愿景。这种共同的理解使团队共同努力以实现项目的目标并交付出色的结果。


项目计划明确了项目中每个团队成员和利益相关者的责任。他们还从头到尾组织项目的工作,并防止无关的工作挤占关键任务。 


在整个项目过程中,项目设计可以成为团队内部强大的沟通工具。它们是项目经理、团队成员和外部利益相关者的重要书面参考。这些计划还有助于在项目的所有阶段(从规划到完成)降低风险并保持质量。 


你不应忽视的项目设计要素

创建一个好的项目设计必须包括一些基本要素。请记住,创建和使用有缺陷的项目设计与没有计划一样糟糕。


时间表、成本和可交付成果应详细说明,以显示你的项目范围。在下面的十个部分中,你会发现项目设计中不容忽视的十个基本要素。 

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1. 业务理由和利益相关者需求概述 

在开始你的项目之前,必须使项目的目标和需求与你的团队和组织的目标和需求保持一致。这个项目对组织目标有多重要?它如何与年度或季度的目标相结合?相关的利益相关者期望什么?  


这些是你可以提出的几个问题,以概述新项目并将其与你的组织和利益相关者的需求保持一致。 


2. 需求清单和项目目标 

尽管项目设计并非一成不变,在项目期间肯定会发生变化,但有必要设定一个深思熟虑的路线来满足项目目标。 


作为项目经理,你应该分析参与项目的各方的需求,并确定实现这些需求的要求。项目必须实现哪些目标才能成功?可交付成果应具备哪些特性和功能? 


随着项目的进展,可能需要更正项目设计的某些方面,这没关系。


3. 项目范围说明书 

项目范围说明书是项目设计中最重要的要素之一。它为项目设计的其余部分奠定了基础。 


在项目范围说明书中,项目经理最终确定并记录所有项目细节,以使每个人都参与到同一页面上。本声明描述了项目及其步骤和要求。它通常是获得参与项目的外部利益相关者的同意和支持的参考。 


4. 可交付成果清单和预计到期日 

从项目范围说明书的准备开始,你现在应该对完成该项目需要交付的可交付成果和成果有了更清晰的认识。从那里,你应该列出每个团队成员预计在何时产生的任务和可交付成果。 


工作分解结构通常是实现此步骤的最佳方式。你可以使用简单的列表、流程图、电子表格或甘特图来绘制所有项目工作、分配给团队成员、设置截止日期并标记任何依赖项。


在此细分中,还需要注意哪些可交付成果或任务需要由外部利益相关者批准,并确保不会因任务依赖性或审查和批准而导致延误。 


5. 详细的项目进度表 

关于项目设计的一个常见误解是项目设计与项目进度表相同。项目进度表只是项目设计的众多组成部分之一。


在项目设计中,你估计完成每项任务需要多长时间,同时为松弛和依赖留出足够的空间。它是所有必需任务和时间表的清晰日历。它显示了项目的持续时间、谁在做什么以及每个任务何时开始和结束。


6. 风险评估和管理计划 

在创建项目设计时评估项目所涉及的风险很重要。你的组织此时是否稳定?你的风险承受能力是多少?执行该项目可能带来哪些潜在危害和机会,你的缓解计划是什么? 


你的项目风险计划中确定的潜在事件可能不会发生,但如果发生,它们可能会显着影响项目的结果。风险管理不仅包括评估风险本身,还包括制定风险管理计划以传达如果这些事件发生时团队应如何应对。 


风险是不可避免的,这就是为什么最好的项目设计包括详细的风险管理部分。如果你可以在项目的早期识别风险,你就可以控制它们并增加成功的机会。


7. 明确角色和职责 

明确项目团队中每个人的职责,包括外部利益相关者。各种任务可能包括来自特定利益相关者的审查和批准,尽管通常项目的许多关键利益相关者并未参与项目的所有方面。


项目发起人为项目提供资金;他们可能需要审查和批准计划的关键方面。指定的业务专家定义项目和可交付成果的要求;他们可能还需要审查和批准项目的某些部分。项目经理创建、执行和控制项目设计。项目团队完成任务并构建最终产品。 


项目的其他贡献者可能包括审计员、质量和风险分析师、采购专家等。他们可能需要批准与其专业知识相关的项目设计部分,例如质量或采购计划。


8. 资源分配 

当涉及到项目规划中的资源分配时,你会分解并分配团队的时间、材料和预算。如果已知,你应该确定每个任务的所有可用资源和资源。估计他们的成本和贡献。 


考虑资源限制,每个资源可以实际投入该项目的时间,并确定可用资源的最佳组合或变化,以便及时实现项目目标 - 并获得最佳结果。


9. 质量保证(QA)计划

在你的质量保证计划中,你希望实施流程以确保项目要求和可交付成果满足质量预期。在整个项目执行过程中,保持项目质量可确保最终可交付成果符合客户规范,并符合执行团队、项目发起人和业务专家的要求。 


这里的重点是防止错误,而不是在项目结束时检查最终可交付成果。创建 QA 计划涉及设置将在整个项目中使用的项目标准、验收标准和指标。这成为项目期间执行的所有质量审查和检查的基础。


10. 沟通计划

沟通计划概述了你与外部利益相关者、项目所有者甚至你的团队成员交谈和更新的频率。它还详细说明了他们期望的更新类型、哪些决策需要审查和批准,以及每个行动的负责人。


你的沟通计划必须回答:谁接收报告以及谁准备和交付这些报告。你可以包括创建和共享报告的格式。


沟通计划还明确了应该上报哪些问题、项目信息存储在哪里以及谁可以访问它。该计划记录了项目团队在整个项目中的沟通方法的各个方面。这包括日常状态更新、问题解决、风险缓解等。


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